Conseils, gestion administrative et financière

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S'acheter une unité de condominium dans un complexe résidentiel s'apparente au geste qui consiste à placer son avoir dans une institution financière comme une Caisse Populaire du mouvement Desjardins.
Dans le cas d'une Caisse Populaire, les sociétaires élisent un conseil d'Administration qui voit à ce que les avoirs des membres soient bien administrés, conservés et croissent. Ce Conseil d'Administration nomme des gestionnaires chargés de faire fructifier les avoirs des membres et de gérer tous les aspects administratifs, financiers et juridiques de la Caisse.
Dans le cas d'un immeuble en copropriété, l'institution qui gère le patrimoine des propriétaires s'appelle « Syndicat de copropriété ». Les propriétaires élisent un Conseil d'Administration qui doit voir à maintenir l'immeuble en bon état et à garantir par ce fait l'appréciation de sa valeur sur le marché. Le Conseil d'Administration du syndicat peut décider de faire appel à un gestionnaire. Dans ce cas, le rôle de ce dernier n'est pas différent de celui des gestionnaires des Caisses Populaires.
À Gestion Immoplex Inc., nous prenons toujours à coeur la préservation du patrimoine des copropriétaires. C'est pourquoi nous offrons un service de qualité axé sur une gestion consciencieuse, rigoureuse, efficace. Notre équipe compte des gestionnaires d'immeuble dont l'expérience remonte pour certains aussi loin qu'à 1972.

 

Gestion administrative et service de secrétariat

Notre équipe procède à la prise en charge le jour même de la conclusion d'un contrat avec le Conseil d'Administration d'un syndicat de copropriété et voit à ce que la transition se réalise méthodiquement dans le meilleur délai.


Elle dresse et soumet au Conseil d'Administration un état des lieux qui est accompagné des recommandations, s'il s'avère nécessaire, en vue de conserver l'intégrité de ou des immeubles.

  • Préparation des ordres du jour des réunions du Conseil d'Administration du syndicat et des assemblées générales des copropriétaires.
  • Préparation des avis de convocation et des procès-verbaux et les faire parvenir aux copropriétaires.
  • Préparation des documents nécessaires au déroulement des réunions du Conseil d'Administration et de l'assemblée générale des copropriétaires : feuilles de présence, prévisions budgétaires, rapports financiers, bulletins de vote, etc.
  • Présence aux assemblées des copropriétaires et du Conseil d'Administration.
  • Gestion des plaintes et suivi des demandes et de la correspondance provenant des copropriétaires.
  • Suivi de la correspondance du syndicat.
  • Préparation des documents de vente d'une unité.
  • Gestion des registres et archives du syndicat.
  • Gestion de la couverture d'assurance des immeubles, c'est-à-dire, paiement des primes, recherche à l'échéance de polices d'assurances afin d'obtenir le meilleur coût possible pour une couverture adéquate.
  • Gestion des sinistres.

Gestion financière


Après la prise en charge, nous intégrons dans le meilleur délai la gestion financière de ou des syndicats de copropriété dans notre système informatique. Nous effectuons toutes les opérations et activités indispensables et obligatoires à toute gestion saine et efficace d'un syndicat de copropriété dont :

Conservation de la valeur de l'immeuble


Les activités suivantes ont pour but de maintenir la valeur et la qualité de ou des immeubles :

 

  • Mise en place d'un service adéquat et efficace de conciergerie.
  • Proposer au Conseil d'Administration, après l'établissement des lieux, d'un programme d'entretien préventif de ou des immeubles.
  • Gérer le personnel, dont le recrutement, la formation, superviser le travail, le congédiement et le remplacement du personnel.
  • S'assurer en tout temps de la propreté des lieux, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur.
  • Obtenir du Conseil d'Administration l'approbation de faire effectuer les travaux de réparation.
  • Recherche de fournisseurs de services.
  • Rédiger des documents d'appels d'offres pour les contrats d'entretien et de réparation du ou des immeubles.
  • Négocier des contrats avantageux avec des fournisseurs de services : entretien des espaces verts, enlèvement de la neige, entretien et réparation des ascenseurs, etc.
  • Planifier et superviser l'exécution des travaux majeurs d'entretien et de réparation.
  • Vérification périodique du travail des fournisseurs de services, tel l'entretien, afin de s'assurer de la propreté des lieux.
  • Mise en place d'un système d'évacuation de l'immeuble en cas d'urgence.
  • Coordination des travaux de vérification technique de ou des immeubles.
  • Coordination de l'étude ou des travaux d'analyse du fonds de prévoyance.

Gestion de la déclaration de copropriété


Dès la prise en charge de la gestion du syndicat, notre équipe procède à une analyse de la déclaration de copropriété. C'est l'occasion de signaler au Conseil d'Administration les modifications nécessaires à la bonne marche du syndicat s'il y a lieu. Nous prenons ensuite des mesures en vue du respect de la déclaration de copropriété et des règlements en accord avec les décisions du Conseil d'Administration.

  • Appliquer et faire respecter les décisions du Conseil d'Administration et de l'assemblée générale.
  • Recommander au Conseil d'Administration des projets de règlement utile à la bonne marche du syndicat.
  • Répondre aux besoins d'informations et de documentations requises par les conseillers juridiques du syndicat en cas de litige entre ce dernier et ses copropriétaires ou des tiers.
  • Résoudre sans tarder les problèmes ou les litiges éventuels entre des copropriétaires.
  • Établir les responsabilités des parties lors des réparations engendrées par des dommages.

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